?　　半島網(wǎng)8月13日消息 在大數(shù)據(jù)技術日益發(fā)展的今天，檔案管理工作也需跟隨時代的步伐，加入新技術和創(chuàng)新元素。7月24日，數(shù)字檔案館建設試點單位評審驗收工作在北京召開，經(jīng)過專家組專業(yè)細致的評審，交運集團數(shù)字檔案館項目順利通過驗收。根據(jù)專家組提出的優(yōu)化意見，各項改進工作也于近日得以落實到位。這是我國第一個嚴格按照《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設指南》標準進行建設，并通過驗收的企業(yè)數(shù)字檔案館。作為山東省唯一一家試點單位，標志著交運集團檔案信息化工作邁上了一個新臺階。在青島市檔案館和方天科技公司的支持下，圍繞青島市蘊含無限機遇的十五個攻勢，交運集團（青島）運用數(shù)字檔案館建設管理手段，以及大數(shù)據(jù)技術與數(shù)字檔案館建設的深層次結(jié)合，助推科技引領城建設攻勢，為傳統(tǒng)企業(yè)轉(zhuǎn)型升級注入新動力，用實踐踐行“不忘初心，牢記使命”的時代要求。

　　

數(shù)字檔案館管理平臺

　　創(chuàng)新檢索模式 提升管理水平

　　據(jù)悉，在整個驗收過程中，專家組通過聽取匯報、審閱試點成果、現(xiàn)場提問等環(huán)節(jié)，詳細了解了交運集團數(shù)字檔案館在基礎設施建設等方面的情況。專家組認為，交運集團上下高度重視檔案工作，主要領導親自抓，從硬件設備、資金投入、人員配備等方面，給予大力支持，建立了“一層抓一層，層層有落實”的檔案管理責任連帶機制，為提升檔案工作的精細化管理水平奠定了堅實基礎。

　　交運集團數(shù)字檔案館建設呈現(xiàn)出了五個亮點，一是創(chuàng)新檢索方式，實現(xiàn)了“標簽導航”和“熱詞”檢索；二是創(chuàng)新車輛電子檔案管理方式，采取“一車一檔，一檔N卷”的歸檔模式；三是創(chuàng)新電子檔案劃控分級管理共享模式，較好地解決了“信息孤島”現(xiàn)象；四是創(chuàng)新檔案業(yè)務遠程在線網(wǎng)絡化監(jiān)督管理模式，實現(xiàn)檔案管理全覆蓋；五是創(chuàng)新業(yè)務檔案全流程電子化管理，實踐電子檔案單套制管理。平臺亮點突出，區(qū)別于傳統(tǒng)意義的檔案管理，加入了大數(shù)據(jù)時代的先進理念和技術，將數(shù)字檔案館的功能提升到了一個新高度。

　　平臺功能強大 實現(xiàn)信息集成共享

　　什么是數(shù)字檔案館？數(shù)字檔案館是為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現(xiàn)代信息技術對數(shù)字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。

　　交運集團數(shù)字檔案館規(guī)模大、功能強，擁有規(guī)范化檔案室32個， 檔案室?guī)旆拷ㄖ娣e約1000余平方米，館藏自1950-2019年實體檔案近9萬卷、26萬余件，涵蓋管理類、實物類、照片類、音像類等18個門類，館藏數(shù)據(jù)包括案卷級目錄、文件級目錄以及電子文件。

　　交運集團數(shù)字檔案館實現(xiàn)了全員信息查閱共享，共分兩個客戶端口，一個是檔案管理人員使用，此端口可以實現(xiàn)在線移交、在線歸檔、在線審批、在線發(fā)布、權限管理及在線基層單位監(jiān)管等功能；另一個是用戶端口，用戶可以登錄閱覽檔案及數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析等信息。利用大數(shù)據(jù)集成和共享的特點，熱搜詞及日常使用的功能會在首頁顯示，避免了多次重復查找，節(jié)省了人力和時間，讓日常查閱更加便捷。

　　

檔案室

　　全力打造核心業(yè)務 優(yōu)化服務流程

　　交運集團檔案工作的核心業(yè)務是車輛檔案管理。近年來，集團把公共交通服務作為傳統(tǒng)客運轉(zhuǎn)型主要方向，織就了涵蓋城區(qū)公交、城際公交、城鄉(xiāng)公交、鎮(zhèn)村公交和定制公交的“大公交”便民網(wǎng)絡，對公交車輛檔案的數(shù)字化管理成為試點建設的重要特色。交運溫馨巴士公司作為集團公交客運的主要運營載體，率先啟用ERP綜合信息管理系統(tǒng)，其中包含著大量的車輛信息。為此，集團決定將檔案系統(tǒng)與交運溫馨巴士ERP系統(tǒng)的車輛檔案進行無縫鏈接，有效確保車輛檔案各類信息的及時納入、實時更新。通過“一車一檔”分類，滿足ERP系統(tǒng)中車輛數(shù)據(jù)定時歸檔，實現(xiàn)檔案的長久保存。

　　通過對車輛信息維修大數(shù)據(jù)的分析，可以得知哪些公司有哪些線路的維修花費較少，并能自動統(tǒng)計出大修、小修、二次維護等數(shù)據(jù)，有效節(jié)約了人力統(tǒng)計成本，優(yōu)化了服務流程，提升了檔案資源建設與利用效益，更好地為高層決策提供參考，為提高效率和節(jié)約成本提供必要的依據(jù)。

　　車輛檔案信息的數(shù)據(jù)化管控為后續(xù)的開發(fā)利用打下了良好基礎，例如：可根據(jù)車輛節(jié)能記錄分析各公交線路的節(jié)能情況，根據(jù)維修記錄分析車輛零部件的維修率、耐用性等情況，讓檔案數(shù)據(jù)變?yōu)閷崒嵲谠诳衫玫纳a(chǎn)資源。

　　奠定發(fā)展基石 助力交運轉(zhuǎn)型升級

　　2015年，交運集團通過山東省首家檔案科學化管理示范單位的測評，同年，提出了“四年四步走”的檔案測評目標，并于2017年被命名為“山東省檔案工作科學化管理示范系統(tǒng)”，并成為全省唯一一家國家數(shù)字檔案館（室）建設試點單位。交運集團自2018年5月全面啟動數(shù)字檔案館建設試點工作以來，集團領導高度重視，全面推進數(shù)字檔案館建設，不斷完善規(guī)范制度，加大管理創(chuàng)新力度，嚴格按照國家、省、市檔案管理部門要求，將試點建設扎實有效地推進。集團和溫馨巴士公司、溫馨校車公司、西海岸公司、修理公司、陽光新能源公司，被評為“山東省檔案工作科學化管理示范單位”；其余22家單位被評為“山東省檔案工作科學化管理先進單位”。2018年、2019年連續(xù)兩年將數(shù)字檔案館建設列入重點工作項目進行重點攻關，集團文化宣傳部根據(jù)國家檔案局下發(fā)的數(shù)字檔案館建設指南進行統(tǒng)籌推進，大數(shù)據(jù)中心、溫馨巴士公司、修理公司等部門和單位全力配合，形成了群策群力、齊抓共管的數(shù)字檔案館建設工作局面，為本次成功通過驗收奠定了基礎。

　　交運集團黨委書記、董事長劉永康表示，數(shù)字檔案館的試點建設不僅讓檔案管理變得更具時代感和數(shù)據(jù)感，更為重要的是改變了傳統(tǒng)檔案的管理應用思維，今天的數(shù)字檔案館與過去相比已經(jīng)完全不同，檔案管理的環(huán)境、技術都在變，交運人已經(jīng)深刻感受到了這種變化，并在不斷的學習和改變中適應新時代的檔案管理工作。

　　作為全國首家通過驗收、山東省唯一一家試點單位，交運集團不僅代表著企業(yè)自身，更代表著全國的企業(yè)檔案信息化建設的領先水平。下一步，交運集團以此次成功獲評為契機，進一步推進數(shù)字檔案館建設，重點加強集團各業(yè)務數(shù)據(jù)的信息化管理，讓檔案真正成為集團發(fā)展的基石及見證，形成在企業(yè)數(shù)字檔案建設方面可學、可鑒的“交運”模板，為企業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展服務，為全行業(yè)的數(shù)字檔案館建設趟出一條新路子。

　　通訊員 徐琨 邢路  記者 徐圓

　　 [編輯: 王君莉]